創造よりも想像

今日はいくつかの仕事を前進させることができて、プライベートでも妻がすごくがんばったおかげで楽しく素敵な進展があり、疲れたけどとてもいい一日でした。

今取り組んでいる業務はいくつかありますが、大雑把にその一つを挙げると、新型コロナの感染拡大が続いている中で、社員のみんなが安全で効率的に仕事を進めることができるための体制を作っています。そのほか、日常的には同僚が作った文書をレビューする業務が多く、今日もWordの変更履歴機能が活躍しました。

ほかの人の文書をいろいろ審査・確認していると、書き手の仕事に対する姿勢とか能力がわかってきます。

たとえば、情報システム部門の企画担当者2人がそれぞれ別の「社内システム導入企画書」をA4用紙1枚で作ったとして、Aさんは導入しようとするシステムの機能、導入の背景や目的、コスト、導入スケジュールなどを端的にまとめる。一方、Bさんは、自分がそのシステムを入れようと思ったきっかけから企画書を書くに至ったまでの思いとか苦労を時系列で書いていく。この2人を比べると、小説やブログとしてはBさんのほうがおもしろいかもしれないけど、仕事としてはAさんのほうが必要事項を伝える基礎力があります。

Aさんの書いている項目は「システム導入企画書」ならば必要不可欠であろうものばかりなんですけど、こういう基礎事項を書いているうちに、「上司はコストの内訳とか妥当性を細かく聞いてくるから、ベンダーに相談して手元資料を作っておこう」とか「常務に説明するときは営業部門が使っている現システムの満足度とか課題が聞かれそうだから、営業部門にヒアリングする時間を多めにとって企画書に補足しておこう」という風に、想像する土台ができるんですよね。「システム導入企画書」に限らず、ビジネス上の文書を書くためには、記載すべき基礎事項を項目立てしたうえで、読み手が知りたいことを「想像」して補強していくことが大事ですね。

ビジネスとか企画ってなると、クリエイティブな「創造」という言葉が礼賛されがちですけど、僕はどちらかといえば、同僚や取引先のことを思って、困っていたり助けてあげることができないかなという「想像」のほうが大事だし身近だなと思います。